Затверджено

Рішенням зборів суддів від 24 вересня 2015 року

(в редакції зі змінами внесеними рішенням зборів суддів

Зарічненського районного суду Рівненської області

від 26 липня 2023 року № 5

 

Засади використання автоматизованої системи документообігу

Зарічненського районного суду Рівненської області

 

І. Загальні положення

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблені відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кримінального процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019  № 814, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України від 22.11.2010 № 30 (зі змінами та доповненнями) (далі – Положення).

Засади встановлюють правила застосування Положення з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів та законів України.

Засади затверджуються рішенням зборів суддів Зарічненського районного суду Рівненської області і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів Зарічненського районного суду новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

Засади оприлюднюються на веб – порталі Зарічненського районного суду Рівненської області.

Додержання вимог Положення та Засад є обов’язковим для всіх користувачів автоматизованої системи документообігу суду.

 

1.1. Предмет регулювання

1.1.1. Правове регулювання відносин, пов’язаних із використанням автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та цими Засадами відповідно до Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про доступ до судових рішень», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про захист персональних даних», Положення про порядок функціонування окремих підсистем Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України та інших нормативно-правових актів.

1.1.2. Порядок роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, а також державну таємницю, регулюється законодавством, що діє у цій сфері.

1.1.3. Засадами не регулюється порядок ведення діловодства з питань роботи з кадрами, щодо звернень громадян та надання публічної інформації.

1.1.4. Засади визначають правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду у Зарічненському районному суді Рівненської області (далі – Суд).

1.1.5. Питання щодо функціонування автоматизованої системи документообігу суду, які не врегульовані цими Засадами та Положенням вирішуються зборами суддів Зарічненського районного суду Рівненської області відповідно до вимог чинного законодавства.

 

1.2. Визначення термінів

1.2.1. Наведені у Засадах терміни вживаються в значенні, наведеному у Положенні про автоматизовану систему документообігу суду.

 

1.3. Цілі, завдання та принципи автоматизованої системи документообігу суду

1.3.1. Автоматизована система документообігу суду забезпечує:

• реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;
• об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);
• визначення присяжних та народних засідателів для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;
• надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;
• оприлюднення передбаченої цим Положенням інформації для розміщення на веб–сайті суду веб–порталу «Судова влада України»;
• виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;
• централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;
• підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації; видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;
• автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SМS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;
• передачу судових справ до електронного архіву.

1.3.2. Для функціонування автоматизованої системи працівники Зарічненського районного суду Рівненської області забезпечують:

• своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;
• своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;
• захист інформації автоматизованої системи в суді;
• своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SМS–повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;
• інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.3.3. Використання автоматизованої системи документообігу суду ґрунтуються на принципах:

• оперативності, достовірності та повноти внесення інформації до автоматизованої системи документообігу суду у межах відповідно до визначених обов’язків;
• централізованого зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених в суді;
• захисту інформаційних ресурсів програми від стороннього несанкціонованого втручання;
• відкритості інформації про стан розгляду справ;
• відповідальності користувачів програми за достовірність, своєчасність  та повноту інформації, внесеної до автоматизованої системи документообігу суду.

 

1.4. Особливості функціонування автоматизованої системи в суді.

1.4.1. У суді використовується комп’ютерна програма «Д–3», розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

1.4.2. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді, здійснюється особою, якій надані права технічного адміністратора автоматизованої системи документообігу суду відповідно до наказу керівника апарату суду.

1.4.3. Збори суддів Зарічненського районного суду Рівненської області суду мають повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи, визначені Положенням.

 

ІI. Порядок функціонування автоматизованої системи

2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

2.1.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду та керівника апарату суду.

Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом голови суду та керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.

Електронні примірники наказів голови суду та керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

2.1.2. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням та цими Засадами інформацію.

2.1.3. Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронний цифровий підпис». Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь–яких підстав не допускається та тягне за собою дисциплінарну відповідальність.

2.1.4. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Положення, цих Засад та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

2.1.5. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор.

2.1.6. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

 

2.2. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху.

2.2.1. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху в Зарічненському районному суді Рівненської області здійснюється відповідно до Положення та у відповідності до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України.

Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

2.2.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файлу.

2.2.3. Дата реєстрації та вхідний номер документа формуються автоматизованою системою автоматично.

2.2.4. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри). Наприклад: 561/555/15.

2.2.5. Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

2.2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

• у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;
• у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.

2.2.7. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

 

2.3. Розподіл судових справ між суддями

2.3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

2.3.2. У суді може застосовуватися:

• автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;
• пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;
• розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
• повторний автоматизований розподіл судових справ.

2.3.3. Розподіл судових справ у неробочі та святкові дні, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється на підставі графіку чергування суддів, які мають повноваження, затвердженого головою суду.

2.3.4. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

• за два місяці до закінчення повноважень судді;
• за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);
• за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;
• у період відпустки судді;
• за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів);
• в дні перебування судді у відрядженні;
• під час тимчасової непрацездатності судді;
• за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
• у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
• у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;
• у дні виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України) – за рішення зборів суддів суду;
• у період відсутності раніше визначеного слідчого судді (лікарняний, відпустка, навчання, тощо), клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню;
• за три робочі дні включно до початку відпустки судді не розподіляються раніше визначеному слідчому судді клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню;
• під час перебування судді у нарадчій кімнаті на підставі службового листа секретаря судових засідань та/або помічника судді, із зазначенням дати, часу виходу судді до нарадчої кімнати та орієнтовної дати, часу виходу судді із нарадчої кімнати);
• в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ;
  • дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

2.3.5. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

• із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;
• для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;
• із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється  визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

2.3.6. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

2.3.7. Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи розраховується за формулою:

К_Н = Сума (Вага_Судової_Справи) / КтРД, де:

К_Н – коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи;

Сума (Вага_ Судової_ Справи) – розраховується як сума ваги кожної судової справи, які були розподілені на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи;

Вага_ Судової_ Справи – розраховується для кожної судової справи, яка була розподілена на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи, за формулою:

К_СКЛАДН * К_ФУС І К_АДМІН,

де:

К _ СКЛАДН – коефіцієнт складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматизованому розподілу (повинен бути більше О);

К_ ФУС – коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи на момент автоматизованого розподілу цієї судової справи;

К _ АДМІН – коефіцієнт адміністративних посад – коефіцієнт участі судді у судовій справі при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя на момент розподілу судової справи (повинен бути в межах від 0,4 до 1 );

КтР Д – кількість робочих днів, у які судді розподілялися судові справи, починаючи з початку календарного року.

2.3.8. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

2.3.9. Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів Зарічненського районного суду Рівненської області, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

2.3.10. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 Положення, не допускається.

 

Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.3.11. Збори суддів Зарічненського районного суду Рівненської області мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

• у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);
• у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів;
• у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.55 пункту 2.3 Положення;

2.3.12. Збори суддів Зарічненського районного суду Рівненської області мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.

2.3.13. Збори суддів Зарічненського районного суду Рівненської області мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів,  які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов’язки, не пов’язані із здійсненням правосуддя (вивчення чи узагальнення судової практики, а також є членами Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України), але не більше ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.

2.3.14. Збори суддів Зарічненського районного суду Рівненської області мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

2.3.15. Збори суддів Зарічненського районного суду Рівненської області мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

2.3.16. Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.3.10–2.3.19 пункту 2.3 Положення, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосуванню.

 

 Автоматизований розподіл судових справ між суддями

2.3.17. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

 За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та  слідчий суддя.

2.3.18. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

2.3.19. У Зарічненському районному суді Рівненської області  діє спеціалізація із здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

Судді (суддя, запасний суддя), уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, обираються з врахуванням вимог ч. 4 ст. 18 Закону України «Про судоустрій та статус суддів» з числа суддів суду зборами суддів на строк не більше трьох років і можуть бути переобрані повторно.

Кількість суддів (запасний суддя), уповноважених здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, визначається зборами суддів суду.

Судді, уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, не звільняються від виконання обов’язків судді відповідної інстанції, проте здійснення ними таких повноважень ураховується при розподілі судових справ та має пріоритетне значення.

2.3.20. З числа суддів суду обираються слідчі судді (суддя, запасний суддя), які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом. Кількість слідчих суддів (запасний слідчий суддя) визначається зборами суддів суду.

Слідчі судді (суддя) обираються зборами суддів суду з врахуванням вимог ч. 5 ст. 21 Закону України «Про судоустрій та статус суддів» на строк не більше трьох років і можуть бути переобрані повторно. Слідчий суддя не звільняється від виконання обов’язків судді першої інстанції, проте здійснення ним повноважень із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні враховується при розподілі судових справ та має пріоритетне значення.

2.3.21. Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з пунктами 2.3.17. – 2.3.20. цих Засад вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів відповідного суду.

2.3.22. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється між усіма суддями відповідної спеціалізації, слідчими суддями.

2.3.23. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

2.3.24. Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя, із числа суддів суду з урахуванням спеціалізації із здійснення кримінального провадження в тому числі і щодо неповнолітніх.

Після визначення судді-доповідача (головуючого судді) автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів відповідного суду.

2.3.25. Визначення судді (колегії суддів) для конкретного судового провадження здійснюється автоматизованою системою документообігу суду під час реєстрації відповідних матеріалів, скарг, клопотань, заяв чи іншого процесуального документа за принципом вірогідності, який враховує кількість проваджень, що знаходяться на розгляді у суддів, заборону брати участь у перевірці вироків та ухвал для судді, який брав участь в ухваленні вироку або ухвали, про перевірку яких порушується питання, перебування суддів у відпустці, на лікарняному, у відрядженні та закінчення терміну їх повноважень.

Склад колегії суддів визначається згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення та пункту 2.3.5. цих Засад після визначення автоматизованою системою головуючого судді.

Кількісний склад колегії суддів визначається процесуальним законодавством.

2.3.26. У разі коли обвинуваченим у вчиненні злочину, за який передбачене покарання у виді довічного позбавлення волі, заявлено клопотання про розгляд кримінального провадження стосовно нього судом присяжних, автоматизованою системою визначається зі складу такого суду два професійних судді шляхом включення до нього головуючого та одного із суддів зі складу колегії суддів, визначених відповідно до пункту 2.3.25 цих Засад.

2.3.27. У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), який не є головуючим суддею у судовій справі, визначення судді, який буде входити до складу колегії, здійснюється автоматизованою системою в порядку, зазначеному в підпункті 2.3.25 пункту Положення, після постановлення відповідної ухвали головуючим у справі суддею.

2.3.28. Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму здійснюється між усіма суддями.

2.3.29. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення та цих Засад.

2.3.30. Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

2.3.31. При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.

Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

Не підлягають автоматизованому розподілу зустрічний позов та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, які надійшли до суду, а передаються раніше визначеному судді для вирішення питання щодо спільного їх розгляду.

Не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються раніше визначеному судді заяви про скасування заходів реагування, застосованих в межах відповідної судової справи.

2.3.32. У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз’єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.

 

Визначення запасного судді у кримінальному провадженні

2.3.33. Визначення запасного судді у кримінальному провадженні в Зарічненському районному суді Рівненської області здійснюється відповідно до Положення.

 

Заміна основного судді запасним суддею у кримінальному провадженні

2.3.34. Заміна основного судді запасним суддею у кримінальному провадженні в Зарічненському районному суді Рівненської області здійснюється відповідно до Положення.

 

Визначення слідчого судді

2.3.35. Визначення слідчого судді в Зарічненському районному суді Рівненської області здійснюється відповідно до Положення.

 

Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

2.3.36. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

2.3.37. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також:

• судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору;
• судові справи про перегляд заочного рішення;
• судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов’язані із виконанням судових рішень;
• клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;
• матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
• судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила кілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;
• зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;
• заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;
• заяви про відновлення втраченого судового провадження;
• заяви про забезпечення позову, доказів.

2.3.38. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

У разі відсутності раніше визначеного слідчого судді (лікарняний, відпустка, навчання, тощо) дані клопотання та скарги підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах без врахування типу поєднання та із збереження єдиного унікального номеру справи на інших діючих слідчих суддів.

Підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах без врахування типу поєднання та із збереження єдиного унікального номеру справи клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню, які надійшли до суду за три робочі дні включно до початку відпустки, відрядження, навчання чи іншої відсутності раніше визначеного слідчого судді.

У разі усунення зазначених обставин, після виходу слідчого судді із відпустки (тимчасової непрацездатності, відрядження тощо), клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються тому слідчому судді, який був визначений автоматизованою системою документообігу суду слідчим суддею вперше.

У разі задоволення заяви про відвід слідчого судді клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються іншому слідчому судді, який був визначений автоматизованою системою документообігу суду після повторного автоматизованого розподілу справи.

2.3.39. Справи про адміністративні правопорушення, які повернулися до суду після доопрацювання передаються раніше визначеному судді із збереження єдиного унікального номеру справи застосовуючи тип зв’язування справ «адміністративні правопорушення щодо однієї і тієї ж особи».

У разі відсутності раніше визначеного судді (лікарняний, відпустка, навчання, тощо) дані справи підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах без врахування типу поєднання та із збереження єдиного унікального номеру справи на інших діючих суддів.

 

Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

2.3.40. У разі задоволення відводу або самовідводу судді (судді-доповідача або всього складу суду, якщо судова справа розглядається колегією суддів), якому розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді (суддів).

2.3.41. Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи.

Якщо суд розглядає справу колегіально, то повторний автоматизований розподіл відбувається для визначення судді (суддів) з метою заміни судді (суддів), які вибули.

У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

Після усунення обставин, передбачених абзацом 2 цього підпункту, справа призначається до розгляду в судовому засіданні головуючим суддею.

2.3.42. Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.45 пункту 2.3 Положення на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення.

2.3.43. Питання щодо автоматизованого розподілу справи у випадку настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом, вирішується зборами суддів суду в кожному конкретному випадку.

У виняткових випадках, коли тимчасова непрацездатність судді може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом, справи передаються для повторного автоматизованого розподілу на підставі службового листа секретаря судових засідань чи/або помічника судді, за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду.

2.3.44. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування тощо) здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату, електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

2.3.45 У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справ або ж заміна судді (суддів) у випадках, передбачених пунктом 2.3.49 Положення здійснюється на підставі вмотивованого рішення про відвід ( самовідвід) судді (суддів).

2.3.46 У разі відводу, самовідводу судді, уповноваженого на здійснення кримінального провадження відносно неповнолітніх, повторний автоматизований розподіл таких справ здійснюється на підставі вмотивованого рішення про відвід (самовідвід) судді (суддів) та розглядається запасним суддею, уповноваженим на здійснення кримінального провадження відносно неповнолітніх.

 

Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

2.3.47. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

2.3.48. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3 Положення обставин.

2.3.49. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3 Положення, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо), здійснюється уповноваженими особами апарату суду, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу, в порядку хронології надходження із зазначенням дати та часу та відповідно до списку суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент  автоматизованого розподілу. Список суддів затверджується головою суду.

2.3.50. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3 Положення, до автоматизованої системи вноситься передбачена цим Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

 

2.4.Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)

2.4.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).

2.4.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

 

2.5.Визначення присяжних

2.5.1. У випадках, визначених процесуальним законом, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних.

2.5.2. Визначення присяжних в Зарічненському районному суді Рівненської області здійснюється відповідно до Положення.

 

2.6.Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

2.6.1. У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної  скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.

Суд зобов’язаний здійснювати контроль за своєчасним внесенням до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень.

Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов’язків або головуючим суддею (суддею-доповідачем).

Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання  судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.

2.6.2. У суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

 

2.7. Надання інформації про стан розгляду судових справ

2.7.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.

2.7.2. Для отримання інформації у суді діє підсистема електронного довідника. Електронний довідник встановлюється для забезпечення оперативного надання інформації, зазначеної у підпункті 2.8.1 пункту 2.8 Положення.

2.7.3. Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України «Про доступ до судових рішень».

2.7.4. Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).

2.7.5. На веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:

список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи), зазначається форма судочинства;

список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);

інформація щодо стадій розгляду судових справ (назва суду; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; дата реєстрації; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи; стадія розгляду судової справи; звіт про автоматизований розподіл судової справи).

Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

 

2.8. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у судах

2.8.1. Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані «Оригінал» та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.

З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

У такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

2.8.2. Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.

 

2.9. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

2.9.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

2.9.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

 

2.10. Підготовка статистичних даних

2.10.1. Автоматизована система забезпечує:

введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;

формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;

зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;

формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;

передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду:

від місцевих судів до територіальних управлінь ДСА України;

від територіальних управлінь ДСА України до ДСА України;

від місцевих та апеляційних судів до ДСА України та вищих спеціалізованих судів;

від вищих спеціалізованих судів до Верховного Суду України та ДСА України, а також інших судів до ДСА України;

формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.

2.10.2. Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України (для місцевих та апеляційних судів), у порядку, встановленому зборами відповідного суду (для вищих спеціалізованих судів та Верховного Суду України).

2.10.3. Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані «Оригінал» та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.

Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.

Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

 

2.11. Передача судових справ до електронного архіву

2.11.1. До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.

 

III. Забезпечення безпеки автоматизованої системи

та моніторинг її функціонування

3.1. Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.

3.2. Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.

3.3. Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суди надсилають до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.

3.4. Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в судах є обов’язковими до виконання.

3.5. Збори суддів за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.

3.6. Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю відповідного суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.

 

1. Прикінцеві та перехідні положення

4.1. Ці Засади використання автоматизованої системи документообігу Зарічненського районного суду Рівненської області набирають чинності з дня їх затвердження зборами суддів Зарічненського районного суду Рівненської області.